Gestionar facturas: Claves para conseguir una gestión eficiente

Gestionar facturas es parte del día a día de todo empresario y/o contable. Cuando se está empezando el negocio, es posible que la cantidad de facturas a gestionar sea bastante pequeña pero, conforme éste va creciendo, la facturación empieza a ser mayor.  

Gestionar facturas: ¿por qué es necesario llevarlas de manera eficiente? 

Llevar el control de las facturas de clientes y proveedores puede ser un quebradero de cabeza para muchos, ya se tengan muchas o pocas. Y es que, una mala gestión de las mismas puede acarrear una gran cantidad de problemas para la empresa:  

• Extravío de facturas. Es posible que las facturas en papel se extravíen o se traspapelen, consiguiendo así no llegar a presentar las mismas en plazo.  
• No llevar un correcto control de quién debe dinero o a quién se le debe pagos. No llevar la gestión de facturas al día puede afectar de manera negativa al flujo de caja de la empresa. No saber a quién hay que pasarle la factura para proceder a su abono o, por el contrario, no saber a quién pagar y cuándo puede hacer que el flujo de ingresos y gastos de la empresa se desestabilice y puede generar, en ocasiones, falta de liquidez o un superávit que no es real.  
• Pérdida de tiempo por ineficacia. El gestionar las factura de manera ineficaz puede suponer invertir más tiempo del necesario en dicha gestión, haciendo que el trabajador encargado de ellas sea menos productivo.  
• Rellenar de manera incorrecta los campos de la factura, provocando así errores y retrasos en la tramitación de la misma.  
• Manera de presentación no homogeneizada. Es posible que al realizar las facturas de la manera tradicional, la presentación de las mismas sea muy diferente de una a otra, consiguiendo así una falta de imagen corporativa.  

Por estos, y otros momentos, se hace de vital importancia llevar una correcta gestión de las facturas y, para ello, hay que dejar de lado la facturación del modo tradicional y pasarse a lo que las nuevas tecnologías pueden ofrecer para ayudar a gestionar facturas en la empresa.  

La tecnología que ayuda a gestionar facturas 

La tecnología avanza a pasos agigantados y las empresas pueden aprovecharse de ello para mejorar su eficiencia y eficacia. En el caso de las facturas, existen diversos métodos que pueden ayudar a que una empresa lleve una gestión más eficiente de las mismas.  

Decimos que estos métodos puedes ayudar a conseguir una gestión eficiente por varios temas. El primero de ellos es que la empresa subsana los errores mencionados arriba, errores que en su mayoría son cometidos por el factor humano y que, con la tecnología, se pueden subsanar. Por otra parte, estos métodos pasan toda la facturación del papel al campo electrónico, consiguiendo así ser más medioambientales ayudando a reducir el uso del papel dentro de la empresa.  

Una vez claro esto, ¿qué opciones tecnológicas existen en la actualidad para gestionar facturas?  

• Factura electrónica. Vamos a empezar por la alternativa a la tradicional factura en papel: la factura electrónica. Esta factura se expide de manera electrónica y es válida a todos los efectos. Su uso posibilita el almacenamiento y control electrónico, siendo más rápida su consulta y ayudando así a emplear menos papel. En definitiva, el método smart ayuda a que tus objetivos y propósitos queden claros para ti y toda tu organización, de tal manera que ésta se implique en su consecución desde el primer momento.
• ERPs. Son sistemas de gestión que permiten la integración de ciertas partes de la empresa. Su uso cada vez está más extendido, tanto en pequeñas como en grandes empresas. En el caso de gestionar facturas puede resultar muy útil para vincular el departamento de contabilidad con el de facturación, de tal manera que la pérdida de información y los errores sean los mínimos.  
• Sistemas de almacenamiento en la nube. El tema de almacenar facturas en carpesanos y carpetas ya quedó atrás. Ahora, gracias al almacenamiento en la nube es mucho más sencillo acceder a una factura. Los sistemas en la nube ofrecen un alto grado de seguridad consiguiendo que los datos estén bien protegidos y, además, su consulta se puede realizar en cualquier sitio gracias a un usuario y una contraseña, haciendo así que la gestión de documentos sea más eficiente.  

​Estos son algunos ejemplos de cómo gestionar facturas apoyándonos en la tecnología actual. Y tú, ¿con cuál te quedas?